Udbudsmateriale
Udbud eller indkøb?
Udbudsmateriale
Datakilder
Kravspecifikation – Funktionelleog ikke -funktionelle krav
Kravspecifikation – Sensordata
Kravspecifikation – Bæredygtighed
Kravspecifikation- Persondatasikkerhedm.v.
Interoperabilitet
Krav til IT-arkitektur
Udviklingsmetode og proces
Datavalidering
Datalagring og deling
Refleksion og næste skridt
Skal løsningen sendes i udbud, skal der udarbejdes udbudsmateriale, der beskriver betingelserne for at deltage i udbuddet og den opgave, der skal løses.
Materialet skal bl.a. indeholde:
- Hvad er udfordringen? Hvordan forestiller I jer løsningen skal være? Hvem er målgruppen? Hvilke krav har I til løsningen?
- Vær obs på at stille minimumskrav til for eksempel ejerskab af data, arkitektur og sikkerhed, hvorimod andre krav kan beskrives mere bredt.
- Hvornår ønskes løsningen klar? Er der en max pris?
- Tildelingskriterier.
- Den ønskede kontraktform og leverandørens forpligtigelser ved ophør.
- Information om opdragsgiver.
Som tommelfingerregel bør leverandørerne få minimum 30 dage til at besvare udbuddet. Når ansøgningerne er indkommet, har I 10 arbejdsdage til at behandle det. Og før I kan indgå en kontrakt med en leverandør, er der en standstill periode på minimum 10 arbejdsdage. I den periode kan fravalgte leverandører indgive en klage over tildelingsbeslutningen.
Tildelingskriterier
Beskriv kriterierne I vil tildele opgaven på baggrund af:
- Laveste pris
- Omkostninger
- Bedste forhold mellem pris og kvalitet
Ordre giver kan vægte tildelingskriterierne efter eget valg. Lad ikke prisen være det afgørende tildelingskriterie, da der er risiko for, at det bliver kampen om prisen frem for løsningen og kvaliteten heraf.
Udbudsportaler
Er der tale om et større udbud og/ eller kender I ikke leverandørerne, kan I vælge at offentliggøre udbuddet på en udbudsportal som for eksempel EU’s TED (TendersElectronic Daily), Comdia eller udbud.dk.
Kontraktform
Angiv allerede i udbuddet hvilket aftalegrundlag, I ønsker at benytte, så kan leverandørerne forholde sig til det fra start af. Der findes forskelligekontraktstandarder som for eksempel K02.
Handling
Udbudsmateriale:
- Tal med Indkøbs-/juraafdeling om udbudsmaterialet, og udarbejd en tidsplan for udbuddet.
- Udarbejd udbudsmaterialet
- Beskriv hvilken udfordring I står overfor.
- Beret om jeres tanker for en ønsket løsning.
- Hvilke ”skal” krav har I til den ønskede løsning? (se det udfyldte dokument under 3.3- 3.9).
- Hvad er tidshorisonten for projektet
- Hvilken kontaktform ønsker I at benytte? Tal med indkøbsjura for at høre, hvad de anbefaler.
- Angiv hvilke tildelingskriterier, I vil gøre brug af.
- Identificer hvilke leverandører, udbudsmaterialet skal udsendes til/ alternativt om I lægger det op på en udbudsportal.
Kontrakt
- Når leverandør er valgt, indgå kontrakt med dem.
- Få Indkøbs-/jura-afdelingen til at læse kontrakten igennem, før der gives det endelige go.
- Gem kontrakten på et sted, andre også kan tilgå.