Strategisk beslutning og næste skridt
Projekttype - Findes løsningen?
Skab det rigtige team
Forankring
Mål for løsningen - som basis for gevinstrealisering
Business case
Strategisk beslutning og næste skridt
Når projektteamet har afdækket behovet, defineret formål, organiseret arbejdet og udarbejdet det foreløbige beslutningsgrundlag, skal der tages en strategisk beslutning i ledelsen om, hvorvidt arbejdet med udvikling af løsningsdesignet kan igangsættes.
Er der tale om meget store økonomiske projekter, skal projektidéen måske også forelægges det politiske udvalg og væsentlige nøglepersoner, før projektet kan igangsættes.
Beslutningen handler ikke kun om at godkende projektidéen, men om at:
- Vurdere om formålet er klart og værdiskabende.
- Sikre at ressourcer, kompetencer og ansvar er realistisk planlagt.
- Tage stilling til om det foreslåede løsningsspor bør videreføres, justeres – eller eventuelt udskydes.
Ledelsens beslutningsrolle:
- Det er ledelsen (for eksempel styregruppe, IT-råd, forvaltningsledelse eller politisk udvalg), der tager stilling til, om projektteamet kan fortsætte arbejdet med udvikling og implementering.
Beslutningen baseres på:
- Et opdateret projektgrundlag.
- En foreløbig Business case.
- Et overblik over mål, baseline og forventede gevinster.
- En vurdering af risiko og organisatorisk forankring.
Den ledelsesmæssige opbakning er væsentlig, så I sikrer, at der er opbakning til løsningsdesignet og ressourceforbruget samt, at de økonomiske midler er fundet.
Handling
Aftal møde med ledelsen:
- Hvornår I kan pitche jeres idé for dem.
- Fortæl hvilken værdi løsningen kan give organisationen – også i forhold til håndtering af kommunens kerneopgaver?
- Hvis muligt visualiser eller demonstrer idéen/ løsningen. Det kan også være en visualisering af processer.
Governance
Governance handler om, at der hele vejen er tydelige rammer og aftaler for, hvem der træffer hvilke beslutninger – hvornår, på hvilket grundlag, og hvordan man følger op undervejs. Det gælder både i forhold til ledelsen, styregruppe, faglige enheder og eventuelle leverandører.
I praksis betyder governance, at projektet arbejder med klare roller, beslutningspunkter og opfølgningsrutiner, der sikrer retning, ejerskab og kvalitet – uden at overstyre arbejdet.
Governance er ikke noget, man kun fastlægger én gang. Den skal opdateres og bruges aktivt hele vejen igennem projektets livscyklus – fra idé og test til implementering og drift.
Næste skridt
Hvis ledelsen godkender, at arbejdet kanfortsætte, har projektleder og team ansvar for at:
- Ajourføre projektgrundlaget og dokumentere beslutningen.
- Sikre at business case, baseline og gevinstmål er afstemt med gevinstejer.
- Udarbejde detaljeret tids - og projektplan med de ønskede/ forventede leverancer og milepæle.
- Sikre at roller og beslutningspunkter i projektets governance er tydeligt beskrevet.
- Få udarbejdet en kommunikationsstrategi sammen med jeres kommunikationsafdeling. Den skal medvirke til at styrke forankringen internt og også have fokus på den eksterne kommunikation.
- Hvis ledelsen ikke godkender projektidéen i nuværende form, bør projektleder og team – evt. sammen med interessenter – drøfte:
- Hvilke dele, der kan forbedres eller afgrænses.
- Om projektet skal genovervejes på et senere tidspunkt.
- Eller om projektet bør afsluttes og dokumenteres som ikke videreført.
Brug beslutningstabellen i business casen (2.5) til at tydeliggøre, hvem der træffer hvilke beslutninger, hvornår og på hvilket grundlag.