Business case
Projekttype - Findes løsningen?
Skab det rigtige team
Forankring
Mål for løsningen - som basis for gevinstrealisering
Business case
Strategisk beslutning og næste skridt
En business case er et styringsværktøj, som hjælper ledelsen med at træffe beslutning om, hvorvidt projektet skal sættes i gang, videreføres eller justeres. Den bygger bro mellem idé og investering ved at tydeliggøre, hvilke forbedringer og gevinster projektet skal skabe – og hvad det kræver i form af ressourcer, tid og forankring.
Business casen udarbejdes i starten af projektet og skal løbende opdateres, når der kommer ny viden i projektets livscyklus. Den bør være kort og fokuseret og må gerne indeholde flere mulige scenarier eller gradvise løsninger (for eksempel en minimumsløsning/ MVP).
En god business case:
- Viser sammenhæng til kommunens strategisk mål og lokale behov.
- Beskriver både økonomiske og ikke-økonomiske gevinster, herunder hvem der ejer gevinsterne.
- Vær opmærksom på, at gevinster også kan have sociale og miljømæssige værdier og understøtte klimadagsordenen, ligesom de kan være et kvalitetsløft, forbedret service eller øget brugertilfredshed.
- Giver overblik over forventedeomkostninger, afhængigheder og risici.
- Synliggør hvordan løsningen kan forankres efter projektets afslutning både organisatorisk – med en ledelsesrepræsentant, der giver tilsagn om videreførelse ved positiv effekt – og teknisk.
Business casen bygger på:
- Projektgrundlag
- Projektets design
- Nøgleinteressenternes ønsker
- Projektplan – detaljeret med angivelser af faser og tidsramme samt vise projektets størrelse, afhængigheder og kompleksitet.
- Omkostninger og gevinster (også de bløde). Her estimeres udgifter til planlægning, udvikling og implementering af den fremtidige løsning samt medgået intern tid og indkøb.
- En risikovurdering og håndteringsplan for hvad der bør gøres for at forebygge eller mindske risici.
Business casen kan med fordel suppleres med en kortlægning af leverede services, processer og værdiskabelse – eksempelvis via Business Model Canvas eller værdikædediagrammer.
Dette bidrager til at identificere relevante enheder og ledere, der skal involveres i driften, og understøtter behovet for afklaring af ressourcer og ledelsesmæssig opbakning.
Hør refleksioner om business cases fra Kim Weber, Frederiksberg Kommune, og Camilla Føns Mortensen, Gate 21, i vores korte video.
Handling
Udarbejd business casen:
- Brug business case skabelonen under Værktøjer.
Skabelonen guider igennem de enkelte punkter. Noget af indholdet har I tidligere beskrevet i Projektgrundlag (1.4) og Mål for projektet (2.4), som blot kan kopieres.
Træk gerne på:- Interessentoverblikket (hvem har gevinster og hvem investerer).
- Eventuelt kapabilitetskortet (hvad skal organisationen kunne).
- IT og tekniske vurderinger (hvis relevant).