Förfrågningsunderlag
Anbud eller upphandling?
Förfrågningsunderlag
Källor
Kravspecifikation –Funktionella och icke-funktionella krav
Kravspecifikation – Sensordata
Kravspecifikation –Hållbarhet
Kravspecifikation –Personuppgiftssäkerhet m.m.
Interoperabilitet
Krav på IT-arkitektur
Utvecklingsmetod och process
Validering av personuppgifter
Lagring och delning av uppgifter
Reflektion och nästa steg
Skall lösningen konkurrensutsättas måste det upprättas förfrågningsunderlag som beskriver villkoren för att delta i upphandlingen och den uppgift som ska lösas.
Materialet ska bland annat innehålla:
- Vad är utmaningen? Hur föreställer du dig att lösningen ska se ut? Vem är målgruppen? Vilka krav har du på lösningen?
- Tänk på att ställa minimikrav på t.ex. ägande av data, arkitektur och säkerhet, medan andra kravkan beskrivas i ett bredare perspektiv.
- När vill du ha lösningen klar? Finns det ett maxpris?
- Tilldelningskriterier.
- Önskad avtalsform och leverantörens skyldigheter vid uppsägning.
- Information om kunden.
En tumregel är att leverantörerna ska få minst 30 dagar på sig att svara på anbudet. När ansökan har tagits emot har du 10 arbetsdagar på dig att behandla den. Och innan du kan ingå ett avtal med en leverantör finns det en period på minst 10 arbetsdagar. Under denna period kan bortvalda leverantörer lämna in ett klagomål mot tilldelningsbeslutet.
Tilldelningskriterier
Beskriv de kriterier som du kommer att tilldela uppgiften baserat på:
- Lägsta pris
- Kostnad
- Bästa förhållande mellan pris och kvalitet
Den upphandlande enheten/ avdelningen får vikta tilldelningskriterierna efter eget val. Låt inte priset vara det avgörande tilldelningskriteriet, eftersom det finns en risk att det då blir fokus på priset snarare än lösningen och dess kvalitet.
Anbudsportaler
Om det är ett större anbud och/eller du inte känner till leverantörerna kan du välja att publicera anbudet på en anbudsportal som EU:s TED (Tenders Electronic Daily), Comdiaeller Tendsign etc.
Avtalsform
Ange redan i offerten vilken avtalsgrund du vill använda, så att leverantörerna kan förhålla sig till den från början. Det finns olika kontraktsstandarder att använda.
Hur går man tillväga
Förfrågningsunderlag:
- Prata med avdelningen för upphandling/ juridik om förfrågningsunderlaget och förbered en tidsplan för upphandlingen.
- Förbered förfrågningsunderlaget
- Beskriv den utmaning du står inför.
- Berätta om dina tankar för en önskad lösning.
- Vilka "måste" krav har du på den önskade lösningen? (Se det färdiga dokumentet under 3.3–3.9).
- Hur ser tidshorisonten ut för projektet?
- Vilken form av kontakt vill du använda? Se vad upphandlingslagstiftningen rekommenderar.
- Ange vilka tilldelningskriterier du vill använda.
- Identifiera vilka leverantörer förfrågningsunderlaget ska skickas till/ alternativt om ni laddar upp dem i en anbudsportal.
Kontrakt
- När leverantören har valts, teckna avtal med dem.
- Låt inköps-/ juridiska avdelningen läsa igenom avtalet innan det är slutligt.
- Spara avtalet på enplats som andra också kan komma åt.