Projektstart
Projekttype - Findes løsningen?
Skab det rigtige team
Forankring
Mål for løsningen - som basis for gevinstrealisering
Business case
Strategisk beslutning og næste skridt
Projektstartsfasen har til formål at skabe de rette forudsætninger for et vellykket projekt.
Det kræver etablering af en robust projektorganisation og identificering af nøgleinteressenter, som både kan bidrage fagligt og fungere som ambassadører for løsningen.
For at undgå paralleludvikling og unødvendigt ressourceforbrug undersøges det, om der allerede findes en tilsvarende løsningindre kommuner eller hos eksterne aktører. Brug gerne jeres regionale DigiTing til dette formål. Hvis en eksisterende løsning kan anvendes, vil der være tale om et indkøb; hvis ikke, udvikles en ny løsning.
Se bl.a. beslutningstræet ”Er det et udviklings- eller et indkøbsprojekt?”
Uanset projekttype er det afgørende at fastlægge klare mål og succeskriterier for de tre bundlinjer (Project, People,Planet - se fase 1). Disse danner grundlag for en foreløbig business case, som beskriver den forventede værdi og effekt af løsningen. Business casen vilsenere blive anvendt som grundlag for gevinst realisering og evaluering.
Projektets idé og business case forelægges ledelsen afslutningsvis i denne fase, så projektet kan blive forankret strategisk, få de nødvendige ressourcer og opbakning. Ledelsen skal tage stilling til, om projektet kan sættes i gang, og hvordan det passer ind med andre områder og projekter.
Besluttes det, at projektet skal igangsættes, skal styringsrammer (governance), der skal gælde fremadrettet, fastsættes: Hvordan træffes beslutninger i projektet? Hvem har mandatet til at godkende ændringer? Hvordan sikres løbende opfølgning og læring fra hele projektet?
Ansvarlige:
Projektejer: Projektejer (er nu udpeget)
Hovedansvar: Projektleder (er nu udpeget)
Projektgruppe: Projektgruppe (er nu nedsat)
Øvrige interessenter:
Faglig leder / enhedsleder
Digitaliseringsteam
Data- og analyseansvarlig
IT
Kommunikation HR / Organisationsudvikling
Økonomifunktion
Øvrige:
Fagmedarbejdere (superbrugere), GIS-medarbejder, samarbejdspartner, bruger eller borger mv.
Vidensgrundlag:
Projektbehov og projektgrundlag – fra fase 1.
Interessentoverblik – fra fase 1.
Indsigt i forandringsledelse.
Kendskab til omkostnings- og gevinstanalyse for at kunne udarbejde business case.
Resultat efter denne fase:
Viden om hvorvidt der findes en løsning på jeres udfordring.
Viden om I skal foretage et indkøb fremfor udvikle en parallelløsning (*).
Bud på projektorganisation med angivelse af roller og ansvar samt nedsat en styregruppe.
Mål for løsning er defineret (*).
Business case (første version med gevinster, omkostninger, forudsætninger, risikoanalyse og vurdering af samlet effekt) er udarbejdet (*).
Baseline for effektmåling(før-tilstand) er defineret (*).
Governance og beslutningsstruktur (Beslutningstabel med, hvem beslutter hvad, hvornår og på hvilket grundlag).
Kommunikationsstrategi (intern/ekstern målrettet interessenter og offentlighed).
Risikobillede og håndtering (Risikoanalyse med konsekvens, sandsynlighed og forebyggende tiltag).
Afklaring af tekniske/organisatoriske forudsætninger (Hvad findes, hvad skal udvikles eller anskaffes).
Visualisering eller skitse afløsning (MVP-idé, procesforløb eller serviceforløb, som supplement til businesscase).
Beslutningsgrundlaget for projektet er forelagt ledelsen.
(*) - minimumskrav
Governance:
Ved afslutning af fase 2 bør I have:
- Et opdateret projektgrundlag med godkendt status.
- En godkendt business case, herunder ejerforhold til gevinster.
En godkendt projektorganisation med udpegelse af projektejer. Med afsæt i disse dokumenter har ledelsen truffet beslutning om, projektet skal igangsættes eller ej.
Er projektgrundlag godkendt, kan I gå videre til Fase 3 Udvikling.
Hvad kan DigiTing hjælpe med i denne fase?
Hjælpe jer med:
At identificere og bruge de rigtige værktøjer i denne fase.
At identificere om der allerede findes en tilsvarende løsning i brug i andre kommuner.
Viden om evt. andre løsninger, der modsvarer jeres udfordring.
Overvejelser om det giver mening at udvikle en løsning sammen med flere kommuner.
Hvordan I laver en markedsafdækning.
Eventuelt at inddrage universiteterne i jeres samarbejde, hvis I ønsker det.
Brug af IoT som del af en usecase.
Hvordan I udarbejder en businesscase.
Muligheder for funding.
At identificere hvilke kompetencer, der er behov for i dette projekt.