Projektgrundlag
Problemudforskning
Afdæk de organisatoriske behov
Designtænkning som metode
Projektgrundlag
Behovet er nu afdækket, interessenter involveret, I har idéudviklet og er kommet frem til en idé, som I kunne tænke jer at få udviklet en løsning på.
Næste skridt er at samle den opnået viden i et projektgrundlag, som fremover vil være projektets vigtigste dokument.
Projektgrundlaget skal være med til at skabe et fælles overblik og klarhed over, hvad projektet handler om, hvad I vil opnå, og hvordan arbejdet organiseres. Det fungerer som en slags styrende ramme og “kontrakt” mellem de vigtigste interessenter og projektudviklingsteamet, der skal udvikle og implementere løsningen. Samtidig hjælper til at sikre fremdrift, koordinering og ejerskab.
Projektgrundlaget skal:
- Beskrive den konkrete udfordring og idé, der arbejdes videre med.
- Tydeliggøre formål, målgruppe og ønskede gevinster.
- Vise sammenhæng til både lokale, nationale og evt. europæiske strategier.
- Afklare hvad der er med og ikke med (scope).
- Give overblik over interessenter, organisering og roller– for eksempel hvem er projektejer, projektleder og den faglige forankring.
- Vise en første tidsplan og budget – med de forbehold, der er kendt på nuværende tidspunkt.
Projektgrundlaget kan understøtte, at styregruppe, projektleder og projektdeltagere er enige om projektets baggrund, formål, ønskede gevinster, økonomi, scope og organisering. Det anvendes fra projektets idéfase til afslutning og evaluering af projektet og bruges løbende som styringsdokument for styregruppen såvel som i den daglige projektledelse
Projektgrundlaget opdateres løbende, når der sker ændringer i forudsætningerne.
Handling
Benyt skabelonen under Værktøj og udfyld med den viden, I har på nuværende tidspunkt. Det kan senere opdateres med ny viden.
Vær opmærksom på:
- Tænk på værdien tidligt. Hvad er det for en forskel, løsningen skal gøre? Hvilke forandringer skal kunne ses, mærkes eller måles?
- Overvej samarbejde. Er der andre kommuner eller aktører, der kan give værdi ved at indgå i projektet? Inddrag gerne GovTech Midtjylland eller Datafællesskabet som hjælp her.
- Afgræns med omtanke. Hvad er ikke med som en del af løsningen –det hjælper med at holde fokus.
- Tilstræb fleksibilitet. Hvis det er muligt, så overvej allerede nu, hvad der vil være et første brugbart resultat (MVP –Minimum Viable Product), som kan testes og bygges videre på senere.
- Forankre teknisk og organisatorisk. Tænk fra starten over, hvilke systemer, data og arbejdsgange løsningen skal spille sammen med – og hvem der skal eje og drive den, når projektet slutter.
Kan I allerede nu definere, hvornår en løsning og dele af den vil kunne anses som godkendt, vil det være godt.