Idéfasen – konkretiser behovet
Problemudforskning
Afdæk de organisatoriske behov
Designtænkning som metode
Projektgrundlag
Idéfasens formål er at skabe et solidt grundlag for projektet ved at opnå en fælles forståelse af det problem eller behov, der skal løses. Samtidig skal idéfasen afklare, om idéen skaber værdi for målgruppen – f.eks. den faglige enhed, borgere, virksomheder og organisationen som helhed – og om den passer ind i kommunens øvrige initiativer og strategier.
Idéfasen skal gøre projektet klogere på:
- Hvad problemet og behovet reelt er
- Om der er efterspørgsel efter en løsning
- Om løsningen er realistisk at gennemføre
- Om den er levedygtig og bæredygtig på sigt
Problemet udforskes ved at inddrage relevantemedarbejdere, interessenter og eksterne brugere tidligt, så alle relevante perspektiver bliver belyst. På den mådesikrer man ejerskab og tilpasning til den virkelighed, idéen skal fungere i.
Der findes flere metoder til at idéudvikle – lige fra brainstorming og mindmapping til designtænkning og lignende. Valget af metode afhænger af emnets kompleksitet, deltagernes sammensætning og ønsket om innovation. Digital 360 Guiden giver forskellige bud på metoder.
Når idéen er afklaret, afrundes fasen med at formulere et projektgrundlag. Det fungerer som en fælles referenceramme og beskriver formål, forventet værdi, interessenter, rammer, leverancer og afhængigheder.
Projektgrundlaget skal være levende og opdateres løbende, efterhånden som projektet udvikler sig.
Ansvarlige:
Hovedansvar:
Idéophavsmand (For eksempel fagmedarbejder, digitaliserings- og udviklingsmedarbejder etc.)
Øvrige interessenter:
Fagmedarbejdere, Digitalisering
Vidensgrundlag
- Strategiske mål og politikker (Beslutninger, strategier og pejlemærker).
- Faglige udfordringer og behov (Oplevet af brugerne og dokumenteret behov).
- Data og nøgletal (Statistik, undersøgelser, sagsgange, økonomi mv.).
- Input fra tidligere eller beslægtede initiativer (Læringer og erfaringer).
- Indledende overblik over eksisterende systemer og arbejdsgange, ideen vil have relationer til.
- Kendte rammer og begrænsninger (Budget, tid, afhængigheder, lovgivning mv.).
Resultat efter denne fase
- Problembeskrivelse og behovsafklaring.
- Idékatalog eller løsningsretning (mulige eller udvalgt retning).
- Foreløbig vurdering af værdi og gennemførlighed (Giver det mening, og kan det lade sig gøre?).
- Interessentoverblik (Hvem er berørt? Hvem skal involveres? Hvem ejer forandringen?).
- Udfyldt første version af projektgrundlag.
Governance
Projektgrundlaget skal godkendes af ledelsen og koordineres med nøgleinteressenter (bl.a. leder af den faglige enhed, hvor løsningen til sidst skal “bo”). Det forelægges ledelsen i slutningen af fase 2.
Hvad kan DigiTing hjælpe med i denne fase?
Vejlede jer i
- At vælge værktøjer til behovsafdækning.
- At finde potentielle partnere - også blandt kommuner.