Strategiskt beslut och nästa steg
Projekttyp – Finns lösningen?
Skapa rätt team
Förankring
Mål med lösningen – en grund för realisering av nyttor/ värde
Nyttokalkyl
Strategiskt beslut och nästa steg
När projektgruppen har identifierat behovet/ behoven, definierat syfte, organiserat arbetet och tagit fram det preliminära beslutsunderlaget måste ett strategiskt beslut fattas i ledningen om arbetet med att ta fram lösningen kan inledas.
Vid mycket stora projekt med en omfattande budget kan projektidén också behöva lämnas in till politikenoch de olika nämnderna och beslutande organen och betydande nyckelpersoner innan projektet kan initieras.
Beslutet handlar inte bara om att godkänna projektidén, utan även om att:
- Bedöm om syftet är tydligt och värdeskapande.
- Se till att resurser, kompetenser och ansvarsområden är realistiska.
- Bestäm om det föreslagna lösningsalternativet ska fortsätta, justeras – eller eventuellt skjutas upp.
Ledningens beslutsfattande roll:
- Det är ledningen (tillexempel styrgruppen, IT-rådet, förvaltningsledningen eller politiken via nämnder och beslutande organ) som beslutar om projektgruppen kan fortsätta arbetet med utveckling och implementering.
Beslutet grundar sig på:
- Ett uppdaterat projektunderlag.
- Ett preliminärt business case.
- En översikt över mål, baseline och förväntade vinster/ värden.
- En bedömning av risk och organisatorisk förankring.
Ledningsstödet är viktigt för att ni ska säkerställa att det finns stöd för lösningens utformning och resursförbrukning och att de ekonomiska medlen finns tillgängliga.
Hur går man tillväga
Boka ett möte med ledningen:
- När du kan pitcha din idé för dem.
- Berätta om vilket värde lösningen kan tillföra organisationen – även i förhållande till att hantera kommunens kärnuppgifter?
- Om möjligt, visualisera eller demonstrera idén/ lösningen. Det kan också vara en visualisering av processer.
Governance
Styrning handlar om att ha ett tydligt ramverk och överenskommelser för vem som fattar vilka beslut – när, på vilka grunder och hur man följer upp längsvägen. Detta gäller ledning, styrgrupp, enheter/ avdelningar och eventuella leverantörer.
I praktiken innebär styrning att projektet arbetar med tydliga roller, beslutspunkter och uppföljningsrutiner som säkerställer riktning, ägarskap och kvalitet – utan att överstyra arbetet.
Styrning är inte något man bara bestämmer en gång. Den måste uppdateras och användas aktivt under hela projektets livscykel – från idé och test till implementering och drift.
Nästa steg
Om ledningen godkänner att arbetet kan fortsätta ansvarar projektledaren och teamet för att:
- Uppdatera projektunderlaget och dokumentera beslutet.
- Se till att business caset, baseline och värdena är i linje med värdena för ägarna.
- Förbered en detaljerad tids- och projektplan med önskade/ förväntade leveranser och milestones.
- Säkerställ att roller och beslutspunkter i projektets styrning är tydligt beskrivna.
- Ta fram en kommunikationsstrategi tillsammans med din kommunikationsavdelning. Det kommer att bidra till att stärka förankringen internt och även fokusera på den externa kommunikationen.
- Om ledningen inte godkänner projektidén i dess nuvarande form bör projektledaren och teamet (eventuellt tillsammans med intressenter) diskutera:
- Vilka delar som kan förbättras eller avgränsas.
- Om projektet ska omprövas vid ett senare tillfälle.
- Eller om projektet ska slutföras och dokumenteras som avslutat.
Använd beslutstabellen i Nyttokalkylen (2.5) för att klargöra vem som fattar vilka beslut, när och på vilka grunder.