Projektstart
Projekttyp – Finns lösningen?
Skapa rätt team
Förankring
Mål med lösningen – en grund för realisering av nyttor/ värde
Nyttokalkyl
Strategiskt beslut och nästa steg
Projektets uppstartsfas syftar till att skapa förutsättningar för ett lyckat projekt.
Detta kräver att man etablerar en projektorganisation och identifierar viktiga intressenter som både kan bidra och fungera som ”ambassadörer” för lösningen.
En bra start är att undersök om en liknande lösning redan finns i andra kommuner eller hos externa aktörer. Använd gärna din regionala taskforce till detta. Om det skulle finnas en befintlig lösning som kan användas kommer det att vara ett ”inköp”; Om inte, utvecklas en ny lösning.
Se t.ex. beslutsträdet "Är det ett utvecklings- eller ett upphandlingsprojekt?"
Oavsett vilken typ av projekt det rör sig om är det viktigt att fastställa tydliga mål och framgångskriterier för de tre aspektern (projektet, människor, planeten – se fas 1). Dessa ligger till grund för ett preliminärt business case som beskriver det förväntade värdet och effekten av lösningen. Business caset kommer senare att användas som underlag vid realiseringen och utvärderingen av nyttan.
Projektets idé och business case presenteras för ledningen i slutet av denna fas, så att projektet kan förankras strategiskt och få nödvändiga resurser och stöd. Ledningen måste ta ställning till om projektet kan startas och hur det passar in med andra områden och projekt.
Om det beslutas att projektet ska startas måste det styrande ramverket som ska gälla i framtiden fastställas: Hur fattas beslut i projektet? Vem har mandat att godkänna ändringar? Hur kan man säkerställa kontinuerlig uppföljning och lärande från hela projektet?
Vem är ansvarig i organisationen i denna fas?
Projektejer: Projektejer (er nu udpeget)
Hovedansvar: Projektleder (er nu udpeget)
Projektgruppe: Projektgruppe (er nu nedsat)
Øvrige interessenter:
Faglig leder / enhedsleder
Digitaliseringsteam
Data- og analyseansvarlig
IT
Kommunikation HR / Organisationsudvikling
Økonomifunktion
Øvrige:
Fagmedarbejdere (superbrugere), GIS-medarbejder, samarbejdspartner, bruger eller borger mv.
Kunskapsbas:
Projektbehov og projektgrundlag – fra fase 1.
Interessentoverblik – fra fase 1.
Indsigt i forandringsledelse.
Kendskab til omkostnings- og gevinstanalyse for at kunne udarbejde business case.
Resultat efter denna fas:
Viden om hvorvidt der findes en løsning på jeres udfordring.
Viden om I skal foretage et indkøb fremfor udvikle en parallelløsning (*).
Bud på projektorganisation med angivelse af roller og ansvar samt nedsat en styregruppe.
Mål for løsning er defineret (*).
Business case (første version med gevinster, omkostninger, forudsætninger, risikoanalyse og vurdering af samlet effekt) er udarbejdet (*).
Baseline for effektmåling(før-tilstand) er defineret (*).
Governance og beslutningsstruktur (Beslutningstabel med, hvem beslutter hvad, hvornår og på hvilket grundlag).
Kommunikationsstrategi (intern/ekstern målrettet interessenter og offentlighed).
Risikobillede og håndtering (Risikoanalyse med konsekvens, sandsynlighed og forebyggende tiltag).
Afklaring af tekniske/organisatoriske forudsætninger (Hvad findes, hvad skal udvikles eller anskaffes).
Visualisering eller skitse afløsning (MVP-idé, procesforløb eller serviceforløb, som supplement til businesscase).
Beslutningsgrundlaget for projektet er forelagt ledelsen.
(*) - minimumskrav
Governance:
Ved afslutning af fase 2 bør I have:
- Et opdateret projektgrundlag med godkendt status.
- En godkendt business case, herunder ejerforhold til gevinster.
En godkendt projektorganisation med udpegelse af projektejer. Med afsæt i disse dokumenter har ledelsen truffet beslutning om, projektet skal igangsættes eller ej.
Er projektgrundlag godkendt, kan I gå videre til Fase 3 Udvikling.
Vad kan DigiTing Alliance hjälpa till med i den här fasen?
Hjælpe jer med:
At identificere og bruge de rigtige værktøjer i denne fase.
At identificere om der allerede findes en tilsvarende løsning i brug i andre kommuner.
Viden om evt. andre løsninger, der modsvarer jeres udfordring.
Overvejelser om det giver mening at udvikle en løsning sammen med flere kommuner.
Hvordan I laver en markedsafdækning.
Eventuelt at inddrage universiteterne i jeres samarbejde, hvis I ønsker det.
Brug af IoT som del af en usecase.
Hvordan I udarbejder en businesscase.
Muligheder for funding.
At identificere hvilke kompetencer, der er behov for i dette projekt.