Projektunderlag
Problemformulering
Identifiera organisatoriska behov
Design thinking som metod
Projektunderlag
Behovet är nu identifierat, intressenter involverade och ni har utvecklat idéer och har kommit fram till en idé som ni skulle vilja utveckla en lösning till.
Nästa steg är att samla den kunskap som fåtts fram i ett projektunderlag, vilket kommer att vara projektets viktigaste dokument i framtiden.
Projektunderlaget ger en gemensam överblick och tydlighet kring vad projektet handlar om, vad man vill uppnå och hur arbetet är organiserat. Det fungerar som ett slags styrande ramverk och "kontrakt" mellan de viktigaste intressenterna och det projektutvecklingsteam som ska utveckla och implementera lösningen – och det hjälper till att säkerställa kring projektledning, samordning och ägarskap.
Projektetunderlaget skall innehålla följande:
- Beskriv den specifika utmaningen och idén som man arbetar med.
- Tydliggör syfte, målgrupp och önskat värde/ nytta.
- Säkerställa att både lokala och nationella och eventuellt europeiska regler/ rekommendationer följs.
- Omfattningen – vad som ingår och inte ingår.
- Ge en överblick över intressenter, organisation och roller – t.ex. projektägare, projektledare och vilka inom enheten/ avdelningen som är med.
- Visa en översiktlig tidplan och en budget – med de förbehåll som för närvarande är kända.
Projektunderlaget kan utgöra ett stöd för att styrgrupp, projektledare och projektdeltagare är överens om projektets bakgrund, syfte, värde/ nytta, ekonomi, omfattning och organisation. Den används från projektets idéfas till färdigställande och utvärdering av projektet och används kontinuerligt som ett styrdokument för styrgruppen samt i den dagliga projektledningen
Projektunderlagt är ettlevande dokument som uppdateras löpande när sker ändringar av någon/ några av de olika förutsättningarna.
Hur går man tillväga
Använd mallen under ”Verktyg” och fyll i den information du har för tillfället. Den kan senare uppdateras med ny information.
Observera:
- Tänk kring värdet tidigt. Vilka skillnader kan lösningen medföra? Vilka förändringar vill man uppnå, se eller mäta?
- Överväg samarbete. Finns det andra kommuner eller aktörer som kan skapa värde genom att vara en del av projektet? Involvera gärna taskforcen som hjälp här.
- Fokusering är viktigt och avgränsa det som inte ingår som en del av lösningen – det hjälper till att hålla fokus.
- Sträva efter flexibilitet. Om möjligt, fundera nu på vad som kommer att bli ett första användbart resultat (MVP – Minimum Viable Product) som kan testas och byggas vidare på senare.
- Förankra både tekniskt och organisatoriskt. Tänk redan från början på vilka system, data och processer som lösningen ska interagera med – och vem som ska äga och driva den när projektet är slut.
Om du redan nu kan definiera när en lösning (och delar av den) är tillräckligt bra vore det bra.