Idéfasen – att konkretisera behovet
Problemformulering
Identifiera organisatoriska behov
Design thinking som metod
Projektunderlag
Syftet med idéfasen är att skapa en solid grund för projektet genom att uppnå en gemensam förståelse för problemet eller behovet som ska lösas. Samtidigt måste idéfasen tydliggöra om idén skapar värde för målgruppen – det vill säga både för den specifika enheten/ avdelningen vid kommunen och även för medborgare, företag och organisationen som helhet – och om den passar in i kommunens övriga insatser och strategier.
Idéfasen kommer att ge projektet:
- Vad problemet och behovet egentligen består i
- Om det finns en efterfrågan på en lösning
- Om lösningen är realistisk och går att implementera
- Om det är hållbart både på kort och lång sikt
Problemet belyses genom att involvera relevanta medarbetare, intressenter och externa användare i ett tidigt skede, så att alla relevanta perspektiv inkluderas. På detta sätt säkerställs både ett ägarskap och en anpassning till den verklighet som idén är tänkt att verka i.
Det finns en lång rad olika metoder för att utveckla idéer – från brainstorming och mindmapping till “design thinking” och liknande. Valet av metod beror på ämnets komplexitet, sammansättningen av deltagarna och viljan till innovation. Digital 360 Guiden ger olika förslag kring möjliga metoder.
När idén är fastställd avrundas idéfasen med att formulera ett projektunderlag. Detta fungerar som en gemensam referensram som beskriver syfte, förväntat värde, intressenter, ramverk, leveranser och olika beroenden.
Projektunderlaget är dock ett levande dokument och uppdateras kontinuerligt i takt med att projektet utvecklas.
Vem är ansvarig inom organisationen i denna fas?
Huvedansvar:
Idégivare (t.ex. en anställd inom kommunen generellt eller från de som är anställda att arbeta kring digitaliserings- och utvecklingsfrågor.
Övriga interessenter:
De som jobbar med dessa frågor.
Digitaliseringsavdelning eller liknande
Kunskapsbas
- Strategiska mål/ visioner och policyer (beslut, strategier och riktmärken).
- Utmaningar och behov (Från användare och dokumenterade behov).
- Data och nyckeltal (statistik, studier, rutiner, ekonomi, etc.).
- Input från tidigare eller relaterade initiativ (lärdomar och erfarenheter).
- Översikt över existerande system/processer som idén kommer att kopplas till helt eller delvis.
- Ramverk och begränsningar (budget, tid, lagar, etc.).
Resultat efter denna fas
- Problembeskrivning och sammanställning av behov.
- Katalog med idéer eller lösningar(Lösningar helt eller delvis).
- Preliminär bedömning av värde och genomförbarhet (Är det meningsfullt och är det möjligt?).
- Intressentöversikt (Vem påverkas? Vem bör vara med? Vem äger frågan?).
- En första version av projektunderlaget.
Governance/ styrning
Projektunderlaget måste godkännas av ledningen och samordnas med viktiga intressenter (t.ex.chefen för enheten/ avdelningen, där lösningen så småning om kommer att implementeras. Den kommer vidare att lämnas in till ledningen i slutet av fas 2.
Vad kan DigiTing hjälpa till med i den här fasen?
Guida dig i
- Val av verktyg för behovsbedömning.
- Att hitta potentiella samarbetspartners – även bland andra kommuner i Sverige och Danmark