Idéfasen – att konkretisera behovet
Problemformulering
Identifiera organisatoriska behov
Design thinking som metod
Projektunderlag
Syftet med idéfasen är att skapa en solid grund för projektet genom att uppnå en gemensam förståelse för problemet eller behovet som ska lösas. Samtidigt måste idéfasen tydliggöra om idén skapar värde för målgruppen – det vill säga både för den specifika enheten/ avdelningen vid kommunen och även för medborgare, företag och organisationen som helhet – och om den passar in i kommunens övriga insatser och strategier.
Idéfasen kommer att ge projektet:
- Vad problemet och behovet egentligen består i
- Om det finns en efterfrågan på en lösning
- Om lösningen är realistisk och går att implementera
- Om det är hållbart både på kort och lång sikt
Problemet belyses genom att involvera relevanta medarbetare,intressenter och externa användare i ett tidigt skede, så att alla relevantaperspektiv inkluderas. På detta sätt säkerställs både ett ägarskap och en anpassningtill den verklighet som idén är tänkt att verka i.
Det finns en lång rad olika metoder för att utveckla idéer – frånbrainstorming och mindmapping till “design thinking” och liknande. Valet av metod beror på ämnets komplexitet, sammansättningen av deltagarna och viljan till innovation. Digital 360-guiden ger olika förslag kring möjliga metoder.
När idén är fastställd avrundas idéfasen med att formulera ett projektunderlag. Detta fungerar som en gemensam referensram som beskriver syfte, förväntat värde, intressenter, ramverk, leveranser och olika beroenden.
Projektunderlaget är dock ett levande dokument och uppdateras kontinuerligt i takt med att projektet utvecklas.
Vem är ansvarig inomorganisationen i denna fas?
Hovedansvar:
Idéophavsmand (For eksempel fagmedarbejder, digitaliserings- og udviklingsmedarbejder etc.)
Øvrige interessenter:
Fagmedarbejdere, Digitalisering
Kunskapsbas
- Strategiske mål og politikker (Beslutninger, strategier og pejlemærker).
- Faglige udfordringer og behov (Oplevet af brugerne og dokumenteret behov).
- Data og nøgletal (Statistik, undersøgelser, sagsgange, økonomi mv.).
- Input fra tidligere eller beslægtede initiativer (Læringer og erfaringer).
- Indledende overblik over eksisterende systemer og arbejdsgange, ideen vil have relationer til.
- Kendte rammer og begrænsninger (Budget, tid, afhængigheder, lovgivning mv.).
Resultat efter denna fas
- Problembeskrivelse og behovsafklaring.
- Idékatalog eller løsningsretning (mulige eller udvalgt retning).
- Foreløbig vurdering af værdi og gennemførlighed (Giver det mening, og kan det lade sig gøre?).
- Interessentoverblik (Hvem er berørt? Hvem skal involveres? Hvem ejer forandringen?).
- Udfyldt første version af projektgrundlag.
Governance/ styrning
Projektgrundlaget skal godkendes af ledelsen og koordineres med nøgleinteressenter (bl.a. leder af den faglige enhed, hvor løsningen til sidst skal “bo”). Det forelægges ledelsen i slutningen af fase 2.
Vad kan DigiTing Alliancehjälpa till med i den här fasen?
Vejlede jer i
- At vælge værktøjer til behovsafdækning.
- At finde potentielle partnere - også blandt kommuner.